CODICE ETICO

PREMESSA

ALPHA SYSTEM SRL, in qualità di soggetto giuridico autonomo, ha tra i propri principi imprescindibili il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui opera.
Pertanto nel conseguimento del proprio oggetto sociale, nella produzione dei servizi, nei rapporti con i clienti, fornitori e dipendenti il Alpha System srl opera nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti. Chiunque abbia rapporti con la Società è tenuto a rispettare ed a far rispettare tale inderogabile regola.
Spetta all’organo amministrativo ed ai dirigenti della Società il controllo e la delega di vigilanza dei principi etici e di condotta aziendale.
I vertici aziendali saranno altresì responsabili della comunicazione e della effettiva osservanza di tali principi nell’ambito delle rispettive strutture organizzative.
La Società provvede alla pubblicazione del presente Codice Etico sia sul proprio sito ufficiale che nella Intranet aziendale al fine di rendere noto a chiunque e, particolarmente, a Clienti, fornitori e collaboratori tutti, l’esistenza ed il contenuto del medesimo.

ARTICOLO 1

SOGGETTI DESTINATARI

Il presente Codice Etico è indirizzato a tutti coloro che intrattengono rapporti di lavoro, collaborazione, consulenza o fornitura con la Società, ed in particolare:

      • Dipendenti;
      • Consulenti e professionisti legati alla Società da mandati professionali, anche compiuti verbalmente;
      • Fornitori di beni e di servizi, continuativi od occasionali;
      • Clienti Pubblici e Privati;
      • Partners in ATI e chiunque, per qualsiasi ragione o attività, operi congiuntamente ovvero nell’interesse ed in nome e per conto della Società.

La Società rispetta le Leggi ed i regolamenti in materia di esecuzione diretta ed indiretta, anche in regime di concessione, di pulizie e sanificazione di fabbricati di qualsiasi specie, privata e pubblica,
nonché in materia di conduzione e gestione di refezioni, alimentazione, ristorazione, servizi ausiliari e quant’altro previsto dall’oggetto sociale. I dipendenti dovranno essere a conoscenza delle leggi dei comportamenti conseguenti; qualora esistessero dei dubbi su come procedere, dovranno essere richieste specifiche informazioni e chiarimenti all’azienda, che si impegna a rispondere per iscritto. Ogni dipendente della Società dovrà perciò impegnarsi al rispetto delle leggi ed in particolare delle norme vigenti sul territorio italiano. La Società assicura ai propri dipendenti e collaboratori un adeguato programma di formazione e di informazione sulle problematiche attinenti al codice etico.Tale impegno vale anche per i consulenti, fornitori, clienti e chiunque abbia rapporti con la Società. Non si inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda rispettare tale principio.

ARTICOLO 2

COMPORTAMENTO DELLA SOCIETÀ

A. Correttezza Contabile
Ogni operazione e transazione, con particolare riferimento alle operazioni in materia contabile e finanziaria, dovrà essere autorizzata, registrata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
Autorizzazione: ogni operazione dovrà essere autorizzata da chi ha la responsabilità del singolo fatto, della specie dell’operazione, della funzione aziendale preposta all’operazione, ovvero, dalla Direzione. Poteri e responsabilità delle operazioni compiute saranno ascrivibili a ciascun soggetto, sulla base dell’organigramma aziendale e del mansionario adottato dalla società.
Registrazione: ogni operazione dovrà trovare idonea ed intellegibile registrazione in uno dei Libri o dei Registri della Società o dovrà essere riportata, anche in forma di memoria o di nota informativa, sebbene possa non avere evidenza finanziaria ed economica.
Verificabilità: ogni operazione dovrà essere verificabile da parte del responsabile, cui è gerarchicamente subalterno colui che ha operato, nonché dagli organi di controllo interno (Audit e Collegio Sindacale).
Legittimità: ogni operazione dovrà essere svolta nel rispetto delle Leggi e dei Regolamenti dello Stato in cui si opera, dei Regolamenti e delle procedure della Società.
Coerenza: tutte le azioni ed operazioni dovranno essere indirizzate univocamente alla produzione di valore ed allo sviluppo della Società nel pieno rispetto delle leggi.
Congruità: ogni operazione decisa ed adottata dovrà essere economicamente valida. Tale principio include il nesso causa effetto, per cui sono considerati congrui atti ed operazioni che, pur conseguendo un’utilità negativa (finanziaria o sociale), sia eticamente corretta ed adottata al fine di evitare utilità negative di maggior danno.
La Società al fine di garantire la correttezza contabile e la conforme condotta aziendale, potrà conferire incarichi a professionisti esterni, quali revisori, avvocati, sindaci ed altri consulenti, di accertare le situazioni relative ai risultati finanziari ed alle registrazioni contabili, nonché ai contratti stipulati.

B. Informazioni confidenziali e rilevanti.
Sono informazioni confidenziali e rilevanti tutte le notizie di natura tecnica, commerciale, finanziaria, del personale e tutte le forme e le manifestazioni intellettuale o industriale, quali marchi, brevetti, know-how, ecc., di proprietà della Società che non siano conosciute all’esterno. Il loro uso od il consentire, a se stessi o ad altri di trarne un vantaggio economico e non, è vietato.Tutti i dipendenti, collaboratori e consulenti sono tenuti alla protezione dei dati e delle informazioni che la Società utilizza nelle sue attività di impresa, ed è quindi vietato la divulgazione di software confidenziali, acquisizione di nuovi contratti, la perdita di vecchi, la mancata aggiudicazione di appalto pubblico e/o privato, ove non formalizzati o resi pubblici.

C. Politiche del personale
La Società ed il suo vertice aziendale hanno improntato la politica del Personale verso lo sviluppo della professionalità dei propri dipendenti, quali valori e requisiti, determinanti per conseguimento degli obiettivi societari. La Società ha adottato il principio di delega aziendale realizzata attraverso procura institoria e speciale, nonché deleghe allo scopo di assicurare una devoluzione di poteri e di funzioni, garantendo la presenza nelle diverse procedure aziendali di soggetti legalmente responsabili.
Ogni decisione relativa all’acquisizione ed all’utilizzazione delle risorse umane aziendali, sarà valutata senza alcun tipo di discriminazione e nel rispetto delle pari opportunità. La Società, richiamando il rispetto della vigente normativa sul lavoro, vieta ogni e qualsiasi tipo di molestia dovunque e comunque esercitata nelle relazioni di lavoro fra i propri dipendenti, collaboratori e consulenti, e tutti dovranno contribuire affinché sul posto di lavoro non venga offesa o, peggio ancora, compromessa la sensibilità altrui.

ARTICOLO 3

PRINCIPI BASE NEI RAPPORTI CON GLI INTERLOCUTORI DELLA SOCIETÀ

1. I principi etici enunciati sono riferibili ai rapporti, commerciali, operativi e non, intrattenuti con:
Enti della P.A.; Dipendenti e collaboratori della P.A.; Funzionari che agiscono per conto della P.A.; Enti, e suoi dipendenti, di Concessione di pubblici servizi; Fornitori e partners in ATI.
2. In tutti i rapporti relazionali esterni intrattenuti da dipendenti e collaboratori della Società per atti od operazioni svolte in nome e per conto della Società, occorrerà avere principale riguardo alle Leggi ed ai Regolamenti. Sono espressamente vietati quei comportamenti che, sebbene di uso commerciale, siano in aperta violazione di Leggi e di Regolamenti, qualora tenuti nei confronti della P.A. e di Suoi dipendenti.
3. La Società, quale fornitore di servizi e di somministrazioni o quale gestore di prestazioni in appalto o subappalto per conto di Enti Pubblici Appaltanti potrà incorrere in particolari responsabilità previste dalla partecipazione a bandi o gare. Pertanto ogni addetto, dipendente o collaboratore della Società sarà tenuto a conformarsi alla legge ed alle regole vigenti o previste nei Capitolati di appalto, verificando la coincidenza delle prestazioni contrattualmente previste o dei prodotti richiesti a quelli realmente somministrati. Ogni modifica relativa a formulazioni standard contrattuali richiede formale approvazione da parte del management autorizzato dalla Società secondo le policies e le procure in vigore. Ogni dichiarazione resa od autocertificata agli Enti Pubblici o Privati deve corrispondere al vero. Ove vi fosse da parte del Dichiarante sia esso dipendente, collaboratore o consulente, dubbio in proposito, dovrà richiedere, per iscritto, il parere del Responsabile legale della Società.
4. E’ politica della Società negoziare in modo leale e trasparente con tutti i fornitori. In tale ottica saranno sviluppati accordi e convenzioni di qualità, certificazioni e codificazioni con quei fornitori che saranno in grado di assicurare al meglio le necessità dei Clienti sia pubblici che privati.
5. In particolare, nei rapporti relazionali di cui al comma 1, non sarà consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della P.A. o a loro parenti, sia italiani che di altri Paesi, salvo che si tratti di doni o utilità di modico valore, fiscalmente ammessi.
6. Si considerano atti di corruzione sia i pagamenti illeciti fatti direttamente dalla Società o da suoi dipendenti, sia i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto della Società.
7. Si proibisce di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore economico, per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto
con la P.A.
8. Quindi è vietato:

    • Esaminare o proporre opportunità di impiego e commerciali, che possano avvantaggiare dipendenti della P.A. a titolo personale.
    • Offrire o promettere omaggi in alcun modo ed attraverso alcun mezzo.
    • Sollecitare od ottenere informazioni riservate illecite o che possano compromettere l’integrità e la reputazione di una o di entrambe le parti o che possano alterare l’equilibrio decisionale.
    • Promettere, offrire od avallare richieste della P.A. intese ad assumere alle dipendenze della Società ex dipendenti od ex impiegati della P.A., che abbiano partecipato personalmente ed attivamente alle trattative d’affari sia in sede di offerta che di eventuale conclusione del contratto.

9. Nel caso specifico dell’effettuazione di una gara con la P.A., la Società dovrà operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale.
10. Se la Società utilizzerà un consulente o un soggetto terzo per essere rappresentata nei rapporti verso la P.A., si applicheranno, nei confronti del consulente e del suo personale o nei confronti del soggetto “terzo”, le stesse direttive valide anche per i dipendenti della Società.
11. E’ fatto assoluto divieto ai dipendenti, ai fornitori ed ai consulenti di offrire o accettare regali o donazioni in danaro od in altri equipollenti vantaggi, così come è vietata la maggiorazione o la sovrafatturazione sia in forma diretta che indiretta dei corrispettivi contrattuali applicati da fornitori, subappaltatori e da collaboratori o consulenti, ovvero pattuiti con i Clienti della Società. In quei Paesi dove è nel costume o nella consuetudine offrire doni ai clienti o ad altri, sarà possibile agire in tal senso, quando questi doni saranno di natura appropriata e di valore modico, ma sempre nel rispetto delle leggi.
12. L’Ufficio della Società che determina l’affidamento di appalti, subappalti ovvero ATI, dovrà motivare la scelta dei fornitori e dei partners e dovrà, in qualsiasi momento, giustificare la propria decisione e le ragioni tecnico/economiche poste alla base dell’individuazione di tali fornitori, in un regime di libera concorrenza. Tali appaltatori, subappaltatori o partners dovranno essere aziende di capitali o società di persone comunque qualificate e certificate dal punto di vista della affidabilità qualitativa e tecnico/economico. Dovranno, altresì, essere in regola con le normative civilistiche, lavorative, previdenziali ed assicurative, nonché dotate delle autorizzazioni o concessioni necessarie. Nella scelta del fornitore e nella formalizzazione del contratto di fornitura ovvero dell’associazione temporanea d’impresa, si dovranno rispettare tutte le norme e le regole in materia di subappalti, in particolar modo, nell’area dei contratti ad evidenza pubblica.

ARTICOLO 4

SISTEMA DISCIPLINARE E SANZIONI

1. L’applicazione dei principi enunciati nel presente documento sarà fatta rispettare dalla Società
attraverso un sistema sanzionatorio. In particolare:

  • nei confronti dei dipendenti in relazione al comportamento attuato o al reato contestato sarà comminata una sanzione nel rispetto di quanto previsto dalla L. n. 300/70 e dalla contrattazione collettiva applicabile;
  • per reati commessi dai fornitori la sanzione consiste nell’immediata rescissione da parte della Società del contratto di fornitura e susseguente azione legale nei confronti del fornitore per la tutela dei diritti della Società e la richiesta di risarcimento di tutti i danni che ne scaturiscono;
  • per reati commessi da agenti, collaboratori e consulenti, la sanzione consiste nell’immediata rescissione da parte della Società del contratto di agenzia, di collaborazione e di consulenza nonché l’immediata azione legale nei confronti di chi ha commesso il reato onde tutelare i diritti societari.

2. Sono preposti all’irrogazione delle sanzioni:
Il Responsabile di funzione da cui gerarchicamente, dipende il soggetto che ha violato il presente Codice Etico. L’organo direttivo della Società; Il Presidente o Amministratore della Società.

ARTICOLO 5

MODELLO ORGANIZZATIVO ED ORGANO DI VIGILANZA

A. La Società ha adottato un Modello Organizzativo, il cui contenuto è basato sui principi contenuti nel presente Codice Etico e che risponde alle seguenti esigenze:

  • individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati;
  • prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società in relazione ai reati da prevenire;
  • individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati;
  • prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei protocolli;
  • introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate dal modello.

B. La Società ha provveduto ad affidare il compito di vigilanza e controllo sul funzionamento del modello organizzativo, di aggiornamento e verifica dell’adeguatezza delle misure adottate, ad un organismo, Organo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo; esso potrà essere costituito e legittimato ai sensi del D.L. 231/2001 art.6, da un Delegato o da un Comitato Etico.
L’Organo di Vigilanza riporterà ai vertici societari quali il Consiglio di Amministrazione ed all’Amministratore della Società.
Le attività che l’Internal Audit è chiamato ad assolvere sono:

  • Vigilanza sull’efficacia del modello di vigilanza, che si sostanzia nella verifica tra i comportamenti concreti ed il modello istituito.
  • Disamina in merito all’adeguatezza del modello, ossia della sua reale capacità di prevenire i comportamenti non voluti.
  • Analisi circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello.

Cura del necessario aggiornamento in senso dinamico del modello, nell’ipotesi in cui le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni ed adeguamenti.
L’Internal Audit svolgerà le sue mansioni con la professionalità, l’autonomia, l’indipendenza e la continuità di azione necessarie, redigendo relazioni trimestrali in ordine ai controlli realizzati.
Il Responsabile dell’Internal Audit riferirà trimestralmente al Consiglio di Amministrazione della Società.
Il Responsabile dell’Internal Audit è fornito dei poteri necessari per imporre, ai soggetti destinatari di cui all’articolo 1 del presente Codice Etico.